Contrôle CRC : ce que la chambre régionale des comptes regarde dans vos achats

Recevoir une notification de contrôle de la chambre régionale des comptes met souvent une collectivité en tension. La CRC va examiner la gestion, dont la fonction achat, et personne n'aime être contrôlé. Pourtant, un contrôle CRC n'est pas une sanction. C'est un examen de la régularité et de la qualité de la gestion, qui débouche sur des recommandations plus que sur des punitions.

La différence entre un contrôle vécu comme une épreuve et un contrôle vécu sereinement tient à un seul facteur : la préparation. Une collectivité qui sait ce que la CRC va regarder, et qui a les bons documents prêts, aborde le contrôle en position de force.

Voici ce qu'examine la chambre régionale des comptes sur la fonction achat, comment se déroule un contrôle, et comment le préparer.

Ce qu'est une chambre régionale des comptes

La chambre régionale des comptes (CRC) est une juridiction financière chargée de contrôler la gestion des collectivités territoriales et de leurs établissements publics. Il existe une CRC par région, ou groupe de régions.

Son contrôle porte sur trois dimensions : la régularité (les règles ont-elles été respectées ?), la qualité de la gestion (les moyens sont-ils employés efficacement ?), et parfois la fiabilité des comptes.

Le contrôle de la CRC n'est pas un contrôle de légalité au sens du préfet. Il ne s'agit pas de valider ou d'annuler des actes, mais d'examiner la gestion sur plusieurs exercices et d'émettre des observations et des recommandations.

À retenir : le contrôle CRC débouche sur un rapport d'observations, pas sur des sanctions directes dans la plupart des cas. Mais ce rapport est rendu public et présenté à l'assemblée délibérante. Les observations sur la fonction achat, si elles sont négatives, ont un impact réputationnel et politique réel.

Ce que la CRC examine sur la fonction achat

Le respect des seuils et des procédures

La CRC vérifie que les marchés ont été passés selon la procédure adaptée à leur montant. Elle s'intéresse particulièrement aux situations où un marché aurait dû faire l'objet d'une procédure plus formalisée que celle réellement appliquée.

C'est ici que la computation des seuils est examinée. La CRC regarde si la valeur des besoins a été correctement estimée, en tenant compte des reconductions et de l'ensemble des besoins homogènes.

Le fractionnement des achats

Le fractionnement illicite est l'un des points de vigilance majeurs de la CRC. Elle analyse les cumuls de commandes par fournisseur et par famille d'achat pour détecter les situations où un besoin a été découpé, volontairement ou non, pour rester sous les seuils.

Un schéma récurrent de commandes juste sous le seuil, ou de cumuls dépassant les seuils sans marché, attire immédiatement l'attention.

Les achats hors marché et le taux de couverture

La CRC examine la part des achats passés sans marché formalisé. Un volume important d'achats hors marché est interprété comme un défaut de pilotage. Le taux de couverture marché est l'indicateur qu'elle utilise pour objectiver cette analyse.

Une collectivité capable de présenter son taux de couverture, de l'expliquer et de montrer un plan d'amélioration, démontre une maîtrise que la CRC valorise.

L'existence d'une stratégie et d'outils de pilotage

Au-delà des cas individuels, la CRC apprécie la maturité de la fonction achat. Existe-t-il une nomenclature d'achat ? Une cartographie des achats ? Une stratégie d'achat formalisée ? Des outils de suivi ?

Une collectivité outillée et structurée envoie un signal positif, même si des anomalies ponctuelles existent. Une collectivité sans aucun outil de pilotage envoie le signal inverse.

Les délais de paiement

La CRC vérifie le respect des délais de paiement et l'éventuelle exposition aux intérêts moratoires. Des retards de paiement récurrents et non suivis sont un point d'observation classique.

Comment se déroule un contrôle

La phase d'instruction

Le contrôle commence par une notification d'ouverture. La CRC demande ensuite une série de documents et de données : délibérations, marchés, mandats, éventuellement des extractions de votre logiciel financier.

Cette phase peut être exigeante en volume de documents à fournir. Une collectivité organisée, capable de produire rapidement une cartographie, une liste des marchés en cours et un état des dépenses par fournisseur, gagne un temps précieux et donne d'emblée une bonne impression.

L'entretien et les échanges

Le rapporteur de la CRC échange avec les services sur les points qu'il souhaite approfondir. C'est l'occasion d'expliquer le contexte, de justifier des choix, de présenter les outils de pilotage en place.

Le rapport d'observations provisoires

La CRC transmet un rapport d'observations provisoires auquel la collectivité peut répondre. C'est une phase contradictoire importante : les réponses de la collectivité sont prises en compte et peuvent faire évoluer les observations.

Le rapport définitif

Après la phase contradictoire, la CRC rend son rapport définitif, présenté à l'assemblée délibérante et rendu public. Il contient des observations et des recommandations, que la collectivité est invitée à suivre.

Comment préparer un contrôle sereinement

Avoir les documents clés prêts en permanence

La meilleure préparation ne se fait pas quand la notification arrive, elle se fait en amont, en continu. Trois documents doivent être disponibles à tout moment.

Une cartographie des achats à jour, qui montre la répartition de vos dépenses par famille et par fournisseur.

Une liste des marchés en cours, avec leurs échéances et leurs montants.

Un état du taux de couverture marché, avec l'analyse des achats hors marché et un plan d'action sur les familles à risque.

Une collectivité qui produit ces trois documents en quelques minutes, plutôt qu'en plusieurs semaines de travail, aborde le contrôle avec une longueur d'avance.

Identifier ses points faibles avant la CRC

Faites votre propre diagnostic avant que la CRC ne le fasse. Où sont vos achats hors marché les plus importants ? Quelles familles présentent un risque de fractionnement ? Quels marchés auraient dû être renouvelés et ne l'ont pas été ?

Identifier ces points vous permet de préparer vos explications et, idéalement, d'avoir déjà lancé les actions correctives. Une anomalie que vous avez identifiée et que vous êtes en train de corriger est bien mieux perçue qu'une anomalie que la CRC vous révèle.

Documenter les circonstances

Pour les situations à risque, préparez une explication factuelle. Un dépassement de seuil lié à une urgence réelle, un achat hors marché en cours de régularisation, un marché en retard de renouvellement pour une raison identifiée : documenter le contexte change la perception d'une anomalie.

Point clé : la CRC distingue une collectivité qui subit ses achats sans les piloter d'une collectivité qui pilote activement, même imparfaitement. Démontrer que vous avez des outils, que vous suivez vos indicateurs et que vous menez des actions correctives est ce qui fait la différence dans un contrôle.

L'outillage comme atout dans un contrôle

Un contrôle CRC révèle brutalement le niveau de maturité de la fonction achat. Les collectivités qui pilotent leurs achats avec un outil connecté à leur logiciel financier ont un avantage considérable : elles produisent instantanément les documents demandés, elles connaissent leurs indicateurs, et elles peuvent démontrer un suivi continu plutôt qu'une gestion au coup par coup.

Cet outillage ne garantit pas l'absence d'anomalies, mais il transforme la nature du dialogue avec la CRC. Il montre une collectivité qui sait où elle en est et qui agit, ce qui est précisément ce que la chambre attend.

Stratt fournit en quelques clics la cartographie, la liste des marchés, le taux de couverture et l'analyse des achats hors marché : exactement les documents qu'une CRC demande. Voir comment ça fonctionne ou demander une démonstration.

Voir aussi : achats hors marché, taux de couverture marché, fractionnement illicite, stratégie achats collectivité territoriale. Source : Code des juridictions financières sur legifrance.gouv.fr.