Nomenclature des achats publics : pourquoi votre code 9 vous rend aveugle

Un acheteur public d'une commune de 22 000 habitants nous a montré sa cartographie. Quarante-deux lignes. La moitié classée sous le code "Travaux divers". L'autre moitié sous "Fournitures et services courants". Deux ans de mandats Astre, des millions d'euros d'achats, et une cartographie qui ne lui apprenait rien qu'il ne savait déjà.

C'est le problème de la nomenclature générique. Elle existe, elle est renseignée, elle coche la case de l'obligation réglementaire. Mais elle ne permet ni d'analyser, ni de détecter un fractionnement, ni de planifier une consultation. Elle est là pour dire qu'on a une nomenclature, pas pour piloter.

Voici pourquoi c'est un problème structurel, et comment y remédier sans repartir de zéro.

Ce qu'est vraiment une nomenclature d'achats publics

La nomenclature, c'est le système de classement qui permet de regrouper vos achats par famille homogène. Elle sert à trois choses concrètes : cartographier les dépenses, détecter les risques de fractionnement et préparer les consultations.

Elle ne doit pas être confondue avec les codes CPV (Common Procurement Vocabulary), qui sont les codes européens utilisés dans les avis de marché. Les CPV sont une nomenclature externe, standardisée, utilisée pour la publication. Votre nomenclature interne est différente, elle doit refléter la réalité de vos achats, pas une liste européenne de 10 000 entrées.

À retenir : une bonne nomenclature interne est celle qui permet à un élu ou à un directeur financier de comprendre en 30 secondes comment se répartissent les achats de la collectivité. Si ça prend plus de temps, c'est qu'elle est trop agrégée.

La différence entre un code chapeau et un segment d'achat

Un code chapeau, c'est "Travaux". Un segment d'achat, c'est "Entretien des voiries communales". Le premier regroupe tout. Le second permet d'analyser.

Avec un code chapeau, vous ne pouvez pas savoir si vous avez dépensé plus en réfection de voirie qu'en mise aux normes d'accessibilité. Vous ne pouvez pas repérer que trois services différents ont commandé des travaux d'électricité auprès de prestataires différents, pour un cumul qui dépasse le seuil de procédure formalisée. Vous ne pouvez pas planifier la remise en concurrence d'un segment avant l'expiration du marché en cours.

Autrement dit : avec un code chapeau, vous gérez dans le brouillard.

Les symptômes d'une nomenclature insuffisante

Comment savoir si la vôtre est trop générique ? Il y a quelques signaux qui ne trompent pas.

Le premier : moins de 30 segments distincts pour une commune de plus de 10 000 habitants. Une collectivité de cette taille a généralement entre 40 et 80 familles d'achat pertinentes. En dessous, la granularité est insuffisante.

Le deuxième : des segments qui regroupent des achats de natures très différentes. Si "Prestations intellectuelles" couvre à la fois vos avocats, vos architectes et votre agence de communication, vous ne pouvez pas analyser chacun de ces postes séparément.

Le troisième, et c'est souvent le plus révélateur : vous n'êtes pas capable de dire, sans extraction manuelle, quel est votre deuxième fournisseur sur la famille "Entretien des bâtiments". Si la réponse nécessite deux heures de tri dans Excel, la nomenclature ne fait pas son travail.

Ces chiffres ne sont pas des normes réglementaires, ils reflètent ce qui permet une analyse réellement utile selon les retours terrain.

Comment construire une nomenclature granulaire

Partir de vos mandats, pas d'une liste théorique

L'erreur classique est de prendre une nomenclature modèle téléchargée sur un forum d'acheteurs publics et de la plaquer sur votre collectivité. Résultat : des segments qui ne correspondent à rien dans votre réalité, et des agents qui ne savent pas où classer leurs achats.

La bonne méthode part de l'inverse. Vous exportez deux ou trois exercices de mandats depuis Astre (ou votre logiciel financier), vous regroupez par libellé et par fournisseur, et vous identifiez les grandes masses de dépenses réelles. C'est à partir de ces masses que vous construisez vos segments, pas l'inverse.

Deux niveaux minimum, trois si possible

Une nomenclature efficace fonctionne sur deux niveaux : la catégorie (niveau 1) et le segment d'achat (niveau 2). Un troisième niveau peut être utile pour les collectivités plus importantes.

Exemple pour la catégorie "Entretien et maintenance" :

• Niveau 1 : Entretien et maintenance
  • Niveau 2 : Entretien des bâtiments communaux
  • Niveau 2 : Maintenance des équipements sportifs
  • Niveau 2 : Entretien des espaces verts
  • Niveau 2 : Voirie et réseaux

Avec cette structure, vous pouvez à la fois avoir une vision macro (combien dépensez-vous en entretien et maintenance au total ?) et une vision micro (qui sont vos prestataires d'entretien des espaces verts, et quel est le cumul annuel ?).

Les segments qui manquent presque toujours

Certaines familles d'achat sont systématiquement oubliées ou mal classées dans les nomenclatures que nous rencontrons.

Les prestations numériques sont souvent fondues dans "Prestations intellectuelles" alors qu'elles mériteraient leur propre segment : développement web, maintenance informatique, licences logicielles, infogérance sont des marchés très différents avec des prestataires différents.

Les achats liés aux événements (traiteurs, sonorisation, décoration, sécurité événementielle) sont fréquemment répartis entre plusieurs directions sans jamais être consolidés, c'est un terrain fertile pour le fractionnement involontaire.

Les formations sont souvent classées sous "Ressources humaines" en bloc, alors qu'un segment par type de formation (formation réglementaire, formation métier, formation managériale) permet d'identifier des mutualisations possibles avec d'autres collectivités.

Le lien entre nomenclature et détection du fractionnement

C'est le point que beaucoup sous-estiment. La détection du fractionnement illicite n'est possible qu'à la condition d'avoir une nomenclature suffisamment fine.

Si tout ce qui touche à l'informatique est classé sous "Fournitures diverses", aucun outil ne pourra repérer que vous avez passé six commandes distinctes à trois prestataires différents pour des prestations de maintenance serveur, et que le cumul dépasse le seuil MAPA.

La nomenclature est l'infrastructure qui rend possible l'analyse. Sans elle, même le meilleur logiciel de pilotage des achats ne peut pas faire son travail correctement.

Point clé : avant de chercher à automatiser le suivi de vos seuils ou à produire une cartographie fiable, vérifiez que votre nomenclature permet réellement de distinguer vos familles d'achat. C'est le prérequis à tout le reste.

Mettre à jour sa nomenclature sans tout casser

La bonne nouvelle : il n'est pas nécessaire de tout reprendre depuis le début. Une mise à jour progressive en trois étapes suffit dans la plupart des cas.

La première étape est d'identifier les cinq ou dix segments les plus génériques, ceux qui regroupent le plus de mandats hétérogènes, et de les éclater en sous-segments plus précis. C'est là que le gain est le plus rapide.

La deuxième étape est de retravailler le plan de comptes avec les agents de saisie, pour que chaque nouveau mandat soit imputé au bon segment dès l'origine. Une nomenclature que personne ne comprend n'est pas utilisée correctement.

La troisième étape est d'intégrer la nomenclature dans votre outil de pilotage, pour que les mandats importés depuis Astre soient automatiquement ventilés selon les bons segments, sans ressaisie.

Voir comment Stratt gère la nomenclature et l'import Astre, y compris pour les nomenclatures sur-mesure.

Pour aller plus loin sur la cartographie des achats publics, consultez également notre article sur la cartographie achats publics : méthode et outils. Source réglementaire : Code de la commande publique, disponible sur legifrance.gouv.fr.