Comment réaliser sa cartographie des achats publics en 2026 (méthode + outils)

Chaque année, le même rituel. L'acheteur exporte ses mandats depuis Astre, ouvre Excel, commence à trier par fournisseur, se rend compte que les libellés ne sont pas cohérents d'un service à l'autre, passe deux jours à nettoyer les données, produit un tableau croisé dynamique que personne ne lira vraiment, et repart l'année suivante avec les mêmes problèmes.

La cartographie des achats publics est une obligation de bonne gestion. Elle devrait être un outil de pilotage. Dans beaucoup de collectivités, elle reste un exercice annuel chronophage dont les conclusions arrivent trop tard pour changer quoi que ce soit.

Voici comment la faire correctement, et comment éviter d'y passer une demi-journée par service.

À quoi sert vraiment une cartographie des achats

Avant de parler méthode, il faut être clair sur l'objectif. Une cartographie des achats publics sert à répondre à trois questions précises.

La première : où part l'argent ? Par famille d'achat, par direction, par fournisseur. Pas en global, en détail suffisant pour identifier les postes significatifs.

La deuxième : où sont les risques ? Fractionnement potentiel, marchés arrivant à échéance, dépendance excessive à un seul fournisseur sur un segment critique, dépassements de seuils en cours d'exercice.

La troisième : où sont les opportunités ? Achats mutualisables avec d'autres collectivités, segments où la mise en concurrence n'a pas eu lieu depuis trop longtemps, fournisseurs sous-utilisés sur des segments où ils pourraient faire mieux.

À retenir : une cartographie qui répond uniquement à la première question est un rapport financier. Ce n'est utile que si elle répond aux trois.

Les données sources : extraction depuis Astre (et les autres)

La matière première de la cartographie, ce sont les mandats. Dans la grande majorité des collectivités françaises, ils sont dans Astre GF, Civil Finances ou Grand Angle. L'extraction n'est pas compliquée, mais elle a ses pièges.

Ce que l'extraction Astre donne (et ce qu'elle ne donne pas)

Une extraction standard depuis Astre fournit : le numéro de mandat, la date, le montant HT, le fournisseur, l'imputation budgétaire (chapitre, article, fonction) et parfois un libellé libre saisi par l'agent.

Ce qu'elle ne donne pas directement : la famille d'achat au sens de votre nomenclature interne, le rattachement à un marché en cours, la direction émettrice quand plusieurs directions partagent les mêmes imputations budgétaires.

C'est ce delta qui explique pourquoi l'extraction brute ne suffit jamais. Il faut une étape de retraitement, manuelle ou automatisée, pour passer du plan de comptes comptable à la nomenclature achats.

Le coût réel de l'extraction manuelle

Une acheteure publique de commune de 30 000 habitants nous a confié le chiffre : 15 à 20 minutes par service pour faire le lien entre les mandats extraits et ses familles d'achat. Avec 18 services, ça fait entre 4h30 et 6 heures de travail pur, à recommencer chaque année. En coût salarial chargé, c'est entre 11 000 et 14 000 euros par an, pour produire un document qui sera périmé dès le lendemain de sa publication.

Ce chiffre n'est pas exceptionnel. Il est représentatif de ce que beaucoup d'acheteurs vivent, sans avoir jamais mis un prix dessus.

La méthode en quatre étapes

Étape 1, Définir (ou affiner) sa nomenclature

Impossible de cartographier sans un référentiel de familles d'achat. Si votre nomenclature n'est pas assez granulaire, moins de 30 segments pour une commune de 10 000 habitants, commencez par là. L'article sur la nomenclature des achats publics détaille la méthode.

La règle de base : deux niveaux minimum (catégorie + segment), des segments homogènes (même type d'achat, même type de prestataire), et une liste que vos agents peuvent réellement utiliser sans hésiter à chaque saisie.

Étape 2, Extraire et nettoyer les données

Extrayez vos mandats sur au moins deux exercices complets, trois si vous avez des marchés pluriannuels. Deux exercices permettent de voir les tendances. Trois permettent d'identifier les besoins récurrents qui mériteraient un marché cadre.

Le nettoyage passe par trois points systématiques. D'abord, l'homogénéisation des noms de fournisseurs : "SARL Dupont", "Dupont SARL" et "DUPONT" sont le même fournisseur, Excel ne le sait pas. Ensuite, l'imputation à votre nomenclature interne : chaque mandat doit être rattaché à une famille d'achat, pas seulement à un article budgétaire. Enfin, la détection des anomalies : montants inhabituellement élevés sur un segment, fournisseurs présents sur des segments où vous ne les attendez pas.

Étape 3, Analyser par famille et par fournisseur

Une fois les données propres, l'analyse se structure en trois couches.

La couche macro : répartition des dépenses par catégorie. Quel pourcentage du budget achats va aux travaux ? Aux prestations intellectuelles ? Aux fournitures courantes ? Ce premier niveau donne la photographie générale.

La couche segment : pour chaque famille d'achat significative (généralement celles qui dépassent 20 000 euros HT annuels), qui sont vos fournisseurs, quel est le cumul par fournisseur, et ce cumul vous place-t-il en zone de risque de fractionnement ?

La couche fournisseur : pour vos dix premiers fournisseurs en montant, sur quels segments travaillez-vous avec eux, depuis combien de temps, et le marché qui encadre la relation est-il toujours en vigueur ?

Étape 4, Produire un plan d'action, pas un rapport

C'est l'étape que beaucoup sautent. La cartographie produit un constat, mais le constat n'a de valeur que s'il génère des décisions.

En sortie de cartographie, vous devriez avoir une liste de marchés à lancer dans les 6 mois (ceux qui arrivent à échéance), une liste de segments à surveiller (ceux où le cumul approche les seuils), et une liste de familles à faire évoluer dans la nomenclature (celles où les mandats sont trop hétérogènes pour être analysés correctement).

Sans ce plan d'action, la cartographie reste un exercice rétrospectif. Avec lui, elle devient un outil de pilotage prospectif.

Excel vs logiciel dédié : ce que chaque approche permet vraiment

Ce qu'Excel fait bien

Excel reste pertinent pour les très petites communes avec peu de mandats et une nomenclature simple. Il est flexible, tout le monde sait l'utiliser, et il ne coûte rien de plus. Si vous avez moins de 500 mandats par an et une vingtaine de familles d'achat, Excel peut suffire, à condition de le mettre à jour régulièrement et d'avoir un agent qui s'en charge.

Ce qu'Excel ne peut pas faire

Excel ne cumule pas vos mandats en temps réel au fil des engagements. Il ne vous alerte pas quand vous approchez d'un seuil. Il ne détecte pas automatiquement un fractionnement potentiel. Il ne se connecte pas à Astre pour récupérer les données sans ressaisie. Et quand plusieurs personnes travaillent sur le même fichier, la cohérence disparaît rapidement.

Pour une commune de plus de 5 000 habitants avec des achats variés, Excel devient rapidement un frein plutôt qu'un outil.

Ce qu'un logiciel dédié apporte

Un logiciel de pilotage des achats connecté à votre logiciel financier change la nature même de l'exercice. La cartographie n'est plus un document produit une fois par an, elle est disponible en permanence, mise à jour à chaque nouveau mandat.

Les alertes de seuil se déclenchent au moment de l'engagement, pas en fin d'exercice. Le fractionnement potentiel est détecté automatiquement, par famille d'achat, en tenant compte des mandats passés depuis le début de l'exercice. Les marchés arrivant à échéance remontent sans qu'il faille aller les chercher.

Point clé : la différence entre une cartographie annuelle et un pilotage en temps réel, c'est la différence entre subir ses achats et les anticiper. L'une vous dit où vous étiez. L'autre vous dit où vous allez.

Pour les logiciels de cartographie traditionnels, l'approche reste annuelle : vous fournissez vos données, vous obtenez un rapport. Pour un outil de pilotage comme Stratt, la cartographie est continue, elle reflète l'état réel de vos engagements à tout moment.

Les erreurs les plus fréquentes

Cartographier uniquement les marchés formalisés. Les marchés en procédure adaptée et les bons de commande sous seuil représentent souvent 60 à 70 % du volume de dépenses d'une collectivité. Les exclure de la cartographie revient à analyser moins de la moitié des achats.

Ne cartographier qu'en montants HT mandatés. Les engagements en cours (marchés signés mais pas encore exécutés) doivent figurer dans l'analyse pour avoir une vision réelle des dépenses à venir.

Faire la cartographie seul. Les directions opérationnelles connaissent leurs besoins mieux que l'acheteur central. Une cartographie fiable se construit avec elles, pas à partir de leurs seuls mandats.

Ne jamais mettre à jour la nomenclature. Une nomenclature créée il y a cinq ans ne reflète plus les achats actuels. Elle doit évoluer chaque année, au moins marginalement.

Vous voulez voir à quoi ressemble une cartographie en temps réel sur vos données Astre ? Demandez une démo Stratt, mise en place en moins d'une journée, sans ressaisie.

Sources : Code de la commande publique sur legifrance.gouv.fr. Seuils 2026 vérifiés sur entreprendre.service-public.fr. Voir aussi notre article sur la nomenclature des achats publics et la détection du fractionnement illicite.