Stratégie achats collectivité territoriale : passer de la gestion au pilotage

La plupart des collectivités gèrent leurs achats. Peu en ont une stratégie. La différence n'est pas qu'une question de vocabulaire. Gérer ses achats, c'est traiter les demandes au fil de l'eau, respecter les seuils, lancer les procédures quand il le faut. Avoir une stratégie d'achat, c'est décider à l'avance où concentrer ses efforts, quels objectifs poursuivre, et comment mesurer ses progrès.

Les chambres régionales des comptes attendent de plus en plus des collectivités qu'elles formalisent cette stratégie. Pas un document de cent pages, mais une démarche structurée qui montre que la fonction achat est pilotée, pas subie.

Voici comment construire une stratégie d'achat adaptée à une collectivité territoriale, étape par étape, sans tomber dans la bureaucratie.

Ce qu'est une stratégie d'achat (et ce qu'elle n'est pas)

Une stratégie d'achat est un cadre de décision qui définit, pour une collectivité, les priorités de la fonction achat sur une période donnée, généralement le mandat ou un horizon de trois à quatre ans.

Elle n'est pas un catalogue de procédures. Elle ne répète pas les règles du Code de la commande publique. Elle ne se confond pas avec le plan de passation des marchés, qui est un calendrier opérationnel.

Une stratégie d'achat répond à des questions de niveau supérieur. Où dépensons-nous le plus, et ces dépenses sont-elles maîtrisées ? Quels segments d'achat présentent le plus de risques ou d'opportunités ? Quels objectifs voulons-nous atteindre : réduire les coûts, sécuriser juridiquement, intégrer des critères environnementaux, soutenir l'économie locale ? Comment allons-nous mesurer nos progrès ?

À retenir : la stratégie d'achat est le niveau de pilotage qui se situe au-dessus des procédures et des marchés individuels. Elle donne du sens et une direction à l'ensemble, et permet d'arbitrer quand les ressources sont limitées.

Pourquoi formaliser une stratégie d'achat

L'attente des chambres régionales des comptes

Les CRC examinent de plus en plus la dimension stratégique de la fonction achat. Une collectivité qui peut présenter une stratégie d'achat formalisée, appuyée sur une cartographie et assortie d'objectifs mesurables, démontre un pilotage maîtrisé. À l'inverse, l'absence de stratégie est interprétée comme un signe de gestion réactive, voire de défaut de pilotage.

La rationalisation des dépenses

Sans stratégie, les efforts d'optimisation se dispersent. Avec une stratégie, vous concentrez votre énergie là où elle a le plus d'impact : les familles d'achat à fort volume où une mise en concurrence rigoureuse génère des économies, les segments à risque où la sécurisation juridique est prioritaire.

La valorisation de la fonction achat

Une fonction achat sans stratégie est invisible quand tout va bien et critiquée quand un problème survient. Une fonction achat avec une stratégie formalisée, des objectifs et des indicateurs devient un acteur reconnu du pilotage de la collectivité, capable de démontrer sa valeur ajoutée.

Les étapes de construction d'une stratégie d'achat

Etape 1 : établir le diagnostic par la cartographie

Toute stratégie commence par un diagnostic. Vous ne pouvez pas définir de priorités sans savoir où vous en êtes. C'est le rôle de la cartographie des achats.

La cartographie vous donne la répartition de vos dépenses par famille d'achat et par fournisseur, l'identification des familles à fort volume, votre taux de couverture marché, et les risques de fractionnement ou d'achats hors marché.

Ce diagnostic est le socle factuel de votre stratégie. Sans lui, la stratégie repose sur des impressions plutôt que sur des données.

Etape 2 : segmenter et prioriser les familles d'achat

Une fois le diagnostic posé, classez vos familles d'achat selon leur enjeu. La matrice Kraljic est l'outil de référence pour cela : elle croise l'impact financier et le risque fournisseur pour identifier où concentrer les efforts.

Les familles à fort impact financier et faible risque (achats leviers) sont celles où la mise en concurrence et la mutualisation génèrent le plus de valeur. Les familles à fort impact et fort risque (achats critiques) sont celles où la sécurisation de la relation fournisseur est prioritaire. Cette segmentation oriente toute la suite de la stratégie.

Etape 3 : définir les objectifs

Une stratégie sans objectifs n'est qu'un constat. Définissez des objectifs concrets et mesurables sur l'horizon de votre stratégie.

Les objectifs les plus courants dans les collectivités : améliorer le taux de couverture marché (passer de X % à Y % sur trois ans), réduire les achats hors marché sur les familles à risque, intégrer des critères environnementaux dans un pourcentage croissant de marchés, développer la part des achats mutualisés, soutenir l'accès des PME locales à la commande publique.

Chaque objectif doit être assorti d'un indicateur de suivi et d'une cible chiffrée. Un objectif sans indicateur n'est pas pilotable.

Etape 4 : décliner en plan d'action

Les objectifs se traduisent en actions concrètes. Pour chaque objectif, définissez les actions à mener, les familles d'achat concernées, le calendrier et le responsable.

Exemple : objectif d'amélioration du taux de couverture marché. Action : passer un marché à bons de commande sur les trois familles à plus fort volume hors marché identifiées dans la cartographie. Calendrier : lancement des procédures sur les douze prochains mois. Indicateur : évolution du taux de couverture trimestre par trimestre.

Ce plan d'action fait le lien entre la stratégie (niveau supérieur) et le plan de passation des marchés (niveau opérationnel).

Etape 5 : mettre en place le suivi

Une stratégie qui n'est pas suivie reste un document. Définissez un rythme de revue : un bilan trimestriel sur l'avancement des actions, un bilan annuel sur l'atteinte des objectifs et l'évolution des indicateurs.

Ce suivi alimente le dialogue avec la direction générale et les élus, et permet d'ajuster la stratégie si le contexte évolue.

Les axes stratégiques les plus pertinents pour une collectivité

L'axe sécurisation juridique

Pour beaucoup de collectivités, surtout les plus petites, l'axe prioritaire est la sécurité juridique : réduire les achats hors marché, prévenir le fractionnement, respecter les seuils, anticiper les renouvellements de marchés. Cet axe protège la collectivité et ses agents, et c'est souvent celui que les CRC examinent en premier.

L'axe performance économique

L'axe performance vise à acheter mieux pour le même besoin : mise en concurrence rigoureuse sur les achats leviers, négociation en MAPA, mutualisation avec d'autres collectivités, massification des besoins récurrents. C'est l'axe qui génère des économies mesurables.

L'axe achat responsable

L'axe responsable intègre des considérations environnementales et sociales dans les achats : critères environnementaux dans les marchés, clauses sociales d'insertion, soutien aux circuits courts et aux PME locales. Cet axe monte en puissance avec les obligations réglementaires liées à la transition écologique.

La plupart des collectivités combinent ces trois axes avec des pondérations différentes selon leur contexte et leurs priorités politiques.

L'erreur à éviter : la stratégie qui reste dans un tiroir

La principale cause d'échec d'une stratégie d'achat n'est pas une mauvaise conception, c'est l'absence de suivi. Une stratégie produite en début de mandat, rangée dans un dossier et jamais consultée, ne sert à rien.

Pour qu'une stratégie vive, elle doit s'appuyer sur des indicateurs suivis en continu, pas calculés une fois par an. Le taux de couverture marché, le volume d'achats hors marché, l'avancement du plan de passation doivent être disponibles en permanence pour que la stratégie reste un outil de pilotage actif et non un document mort.

C'est là qu'un outil de pilotage des achats connecté à votre logiciel financier fait la différence. Il transforme la stratégie d'un document statique en un tableau de bord vivant, où chaque indicateur est à jour et où l'écart entre les objectifs et la réalité est visible à tout moment.

Stratt fournit les indicateurs qui alimentent votre stratégie d'achat (taux de couverture, achats hors marché, cartographie par famille) en temps réel à partir de vos données financières. Voir les fonctionnalités ou demander une démonstration.

Voir aussi : cartographie des achats publics, taux de couverture marché, matrice Kraljic achat public, plan de passation des marchés publics. Source : Code de la commande publique sur legifrance.gouv.fr.