Créer une nomenclature achats publics : par où commencer et comment s'y prendre
La nomenclature des achats publics est l'outil de base de toute cartographie sérieuse. Pourtant, beaucoup de collectivités n'en ont pas, ou travaillent avec une nomenclature héritée d'un prédécesseur que personne ne comprend vraiment et que tout le monde contourne.
Créer une nomenclature from scratch fait peur. On a l'impression qu'il faut tout prévoir, tout anticiper, produire quelque chose de parfait avant de commencer. C'est faux. Une nomenclature se construit en quelques heures, s'affine avec le temps, et une nomenclature imparfaite utilisée vaut cent fois mieux qu'une nomenclature parfaite jamais terminée.
Voici la méthode, étape par étape.
Pourquoi créer sa propre nomenclature plutôt que d'en reprendre une existante
La tentation est forte de récupérer la nomenclature d'une autre collectivité ou de télécharger un modèle générique. C'est un point de départ acceptable, mais ce n'est pas une fin en soi.
Une nomenclature efficace reflète la réalité de vos achats, pas ceux d'une commune qui n'a pas les mêmes missions, les mêmes équipements ou la même organisation. Une commune touristique avec une régie de camping a des besoins très différents d'une commune industrielle avec une zone d'activité. Une communauté de communes qui gère les ordures ménagères en régie a des segments d'achat que n'a pas une commune qui délègue ce service.
Partir de votre propre réalité, c'est vous assurer que chaque agent saura où classer chaque achat sans hésiter.
À retenir : une bonne nomenclature, c'est celle que vos agents utilisent spontanément parce qu'elle correspond à leur façon de travailler. Si vous devez expliquer à chaque fois comment classer un achat, c'est que la nomenclature n'est pas adaptée.
Etape 1 : faire l'inventaire de vos achats réels
Avant de créer des catégories, regardez ce que vous achetez vraiment. Exportez vos mandats des deux derniers exercices depuis Astre (voir le guide d'export Astre GF) et listez vos 50 premiers fournisseurs en montant.
Pour chacun, notez en une ligne ce qu'il vous fournit réellement. Pas le libellé comptable, pas le code article budgétaire. Ce que vous achetez concrètement.
Exemples :
- Veolia Eau : eau potable et assainissement
- Enedis : électricité bâtiments communaux
- SARL Martin Paysage : entretien des espaces verts
- Informatique du Centre : maintenance serveurs et postes
- La Poste : affranchissement et courrier
En 30 minutes, vous avez déjà une vision des grandes masses de dépenses et des regroupements naturels qui s'imposent.
Etape 2 : identifier vos grandes catégories
A partir de cet inventaire, regroupez vos achats en grandes catégories homogènes. Pour une commune de taille moyenne, cinq à huit catégories couvrent généralement l'essentiel.
Les catégories les plus communes dans les collectivités territoriales :
Energie et fluides : électricité, gaz, eau, carburants. Ce sont des achats à fort volume, souvent en marché unique ou en groupement, avec des règles de mise en concurrence spécifiques liées aux marchés régulés.
Travaux et bâtiment : construction neuve, rénovation, entretien du patrimoine bâti. C'est souvent la catégorie qui concentre le plus de risques de fractionnement, surtout dans les communes avec un patrimoine immobilier important.
Entretien et maintenance : espaces verts, voirie, équipements sportifs, matériels. A distinguer des travaux : la maintenance est récurrente, les travaux sont ponctuels.
Fournitures : bureau, informatique, matériel technique, produits d'entretien, équipements divers. A éviter de tout regrouper ici, c'est souvent le fourre-tout qui rend la cartographie inutilisable.
Prestations intellectuelles : maîtrise d'oeuvre, architecture, conseil juridique, audit, communication, formation. Ce sont des achats à haute valeur unitaire et à fort risque de dépendance fournisseur.
Services à la population : restauration collective, transport scolaire, animation, gardiennage, nettoyage. Ces achats touchent directement les usagers et méritent un suivi particulier sur la qualité.
Informatique et numérique : logiciels, hébergement, maintenance, développement. A séparer des fournitures informatiques (matériel) car les prestataires et les procédures sont très différents.
Etape 3 : découper chaque catégorie en segments
C'est le niveau deux de votre nomenclature, et c'est là que se joue l'utilité réelle de l'outil. Chaque catégorie doit être découpée en segments suffisamment précis pour permettre une analyse fine, mais pas trop nombreux pour rester utilisables.
La règle : un segment doit correspondre à un type de prestataire, un type de procédure et un type de besoin homogènes. Si deux achats que vous voulez mettre dans le même segment nécessitent des procédures très différentes ou font appel à des prestataires de nature très différente, ils méritent deux segments distincts.
Exemple pour la catégorie "Entretien et maintenance" :
- Entretien des espaces verts
- Entretien de la voirie
- Maintenance des bâtiments communaux
- Maintenance des équipements sportifs
- Maintenance des systèmes de sécurité (alarmes, caméras)
- Maintenance des équipements de cuisine collective
- Entretien du matériel roulant
Chaque segment peut être suivi indépendamment en termes de cumul, de prestataires et de seuils. C'est ce niveau de granularité qui rend la détection du fractionnement illicite possible.
Etape 4 : tester la nomenclature sur vos données existantes
Avant de déployer votre nomenclature, testez-la sur un exercice complet de mandats. Prenez votre export Astre et essayez d'affecter chaque mandat à un segment de votre nouvelle nomenclature.
Deux signaux d'alerte pendant ce test.
Le premier : vous avez des mandats que vous ne savez pas où classer. Cela signifie qu'il manque un segment ou qu'un segment existant est trop étroit. Ajustez.
Le second : vous avez des segments qui ne reçoivent aucun mandat sur l'exercice testé. Cela signifie que ce segment n'existe pas dans vos achats réels, ou qu'il est déjà couvert par un autre segment. Supprimez ou fusionnez.
Une nomenclature qui sort de ce test sans angle mort ni segment vide est prête à être déployée.
Etape 5 : rédiger le guide d'utilisation
C'est l'étape que tout le monde saute et que tout le monde regrette six mois plus tard.
Une nomenclature sans guide d'utilisation est une nomenclature mal utilisée. Chaque agent qui saisit des mandats dans Astre doit savoir, sans ambiguïté, dans quel segment classer chaque type d'achat. Si deux agents classent le même type d'achat dans deux segments différents, votre cartographie est faussée.
Le guide d'utilisation n'a pas besoin d'être long. Une page par catégorie, avec pour chaque segment :
- La définition en une phrase
- Deux ou trois exemples d'achats qui entrent dans ce segment
- Un ou deux exemples d'achats qui n'y entrent pas (et où ils doivent aller)
Ce document est à partager avec tous les agents qui saisissent des bons de commande ou des mandats, et à remettre à jour à chaque évolution de la nomenclature.
Ce qu'il faut éviter absolument
Créer trop de niveaux. Deux niveaux (catégorie + segment) suffisent pour la grande majorité des collectivités. Un troisième niveau n'est utile que pour les EPCI ou les grandes communes avec des volumes très importants sur certaines familles d'achat. Au-delà, la nomenclature devient trop complexe à utiliser quotidiennement.
Calquer la nomenclature sur le plan de comptes comptable. Le plan de comptes est fait pour la comptabilité, pas pour l'analyse achats. Les deux doivent coexister, avec une table de correspondance entre eux, mais la nomenclature achats ne doit pas être contrainte par la logique comptable.
Ne jamais la mettre à jour. Une nomenclature créée en 2026 sera partiellement obsolète en 2028. De nouveaux types d'achats apparaissent, des segments deviennent inactifs, des missions évoluent. Prévoyez une revue annuelle, idéalement en début d'exercice, pour ajuster la nomenclature à la réalité de vos achats.
La garder pour soi. Une nomenclature que seul l'acheteur connaît ne sert à rien. Elle doit être partagée, expliquée et appropriée par tous les agents qui participent au processus d'achat, directement ou indirectement.
Stratt permet de configurer votre nomenclature sur-mesure directement dans l'outil, et de l'appliquer automatiquement à vos mandats importés depuis Astre. L'IA Stratt peut aussi vous aider à trouver le bon segment pour un achat donné, sans ressaisie. Voir les fonctionnalités ou demander une démonstration.
Voir aussi : nomenclature achats publics : pourquoi la vôtre est insuffisante, nomenclature CPV marchés publics, export Astre GF cartographie, cartographie achats publics. Source réglementaire : legifrance.gouv.fr.