Export Astre GF pour la cartographie des achats : ce qui marche et ce qui coince

Astre GF est le logiciel financier de Berger-Levrault. Il équipe une part très significative des communes et intercommunalités françaises. C'est dans Astre que sont saisis les mandats, les bons de commande, les engagements. Et c'est depuis Astre que la plupart des acheteurs tentent d'extraire les données nécessaires à leur cartographie des achats.

Le problème : Astre est un logiciel comptable, pas un logiciel achats. Il classe les dépenses selon le plan de comptes comptable, pas selon une nomenclature achats. Et ses exports, bien que fonctionnels, nécessitent un retraitement significatif avant de pouvoir servir à une analyse achats sérieuse.

Voici comment tirer le meilleur parti d'un export Astre, quels champs exploiter, quels pièges éviter, et quand envisager une alternative à la ressaisie manuelle.

Ce qu'Astre contient et ce qu'il ne contient pas

Avant de parler d'export, il faut être clair sur ce que vous trouverez dans Astre et ce que vous n'y trouverez pas.

Astre contient : les mandats émis avec leur date, leur montant HT et TTC, leur imputation budgétaire (chapitre, article, fonction), le tiers destinataire (fournisseur), et un libellé libre saisi par l'agent à la création du mandat.

Astre ne contient pas nativement : la famille d'achat au sens de votre nomenclature interne, le rattachement à un marché en cours, la direction émettrice de la demande quand plusieurs directions partagent les mêmes imputations, ni le type de procédure utilisée pour chaque achat.

Ce delta entre ce qu'Astre sait et ce dont vous avez besoin pour piloter vos achats est au coeur de la difficulté. Le combler manuellement prend du temps. Le combler automatiquement nécessite un outil connecté.

Les exports disponibles dans Astre GF

Astre propose plusieurs types d'exports selon ce que vous cherchez à analyser. Les plus utiles pour la cartographie des achats sont au nombre de trois.

L'export des mandats de dépenses est le point de départ incontournable. Il liste l'ensemble des mandats émis sur une période donnée, avec les champs comptables standards. C'est l'extraction brute depuis laquelle vous allez travailler.

L'export des engagements complète l'export des mandats en incluant les dépenses engagées mais pas encore mandatées. Pour une cartographie qui veut représenter les dépenses réelles et les dépenses à venir, il est indispensable de croiser les deux.

L'export des tiers donne accès à la base fournisseurs d'Astre : raison sociale, SIRET, adresse. Il est utile pour nettoyer et homogénéiser les noms de fournisseurs dans votre tableau de cartographie.

Comment lancer l'export dans Astre GF

Dans Astre GF, les exports de mandats se trouvent généralement dans le menu Dépenses, puis Mandats, puis Export ou Etats selon la version installée. La navigation exacte peut varier selon la version d'Astre et les paramétrages locaux.

Les paramètres à définir avant l'export : la période (exercice complet ou période personnalisée), le périmètre budgétaire (budget principal, budgets annexes), et les champs à inclure dans l'export.

À retenir : exportez toujours sur l'exercice complet, même si vous n'analysez qu'une partie de l'année. Avoir les données complètes vous permet de faire des comparaisons cohérentes et d'éviter de manquer des mandats de début ou fin d'exercice.

Les champs à inclure dans votre export

Tous les champs d'Astre ne sont pas utiles pour la cartographie des achats. En inclure trop alourdit le fichier et complique le traitement. En inclure trop peu oblige à relancer un second export.

Les champs indispensables sont les suivants.

Les champs à exclure car inutiles pour la cartographie : les champs de visa comptable, les références de liquidation, les codes de gestion interne propres à Astre.

Les pièges classiques de l'export Astre

Le problème des libellés de tiers incohérents

C'est le piège numéro un. Astre stocke les fournisseurs avec leur raison sociale exacte telle qu'elle a été saisie lors de la création du tiers. Si "SARL Dupont Travaux" a été créée deux fois dans la base (une fois avec une faute de frappe, une fois après une mise à jour d'adresse), vous aurez deux lignes distinctes dans votre export pour le même fournisseur.

Avant toute analyse, nettoyez la colonne des libellés de tiers. Utilisez le SIRET comme clé de rapprochement quand il est disponible dans l'export des tiers : c'est l'identifiant le plus fiable pour dédoublonner.

Le problème des imputations trop agrégées

Le plan de comptes comptable classe les dépenses selon une logique budgétaire, pas selon une logique achats. Le chapitre 011 regroupe "Charges à caractère général", ce qui peut inclure des fournitures de bureau, de l'entretien de bâtiments, des frais de téléphonie et des prestations d'assurance. C'est utile pour le budget, inutile pour la cartographie achats.

Le passage du plan de comptes à votre nomenclature achats nécessite une table de correspondance. Pour chaque article budgétaire, vous définissez la famille d'achat correspondante dans votre nomenclature. Ce travail de correspondance est long à faire une première fois, mais il se conserve et se réutilise d'un exercice à l'autre.

Le problème des mandats de régularisation

Astre contient des mandats qui ne correspondent pas à des achats réels : mandats d'ordre, régularisations comptables, corrections d'imputation. Inclus dans votre cartographie sans traitement préalable, ils faussent vos totaux par fournisseur et par famille d'achat.

Un filtre sur le type de mandat (ou sur le libellé quand le type n'est pas distingué) permet d'éliminer ces lignes avant l'analyse. En cas de doute, un mandat sans fournisseur identifié ou avec un montant négatif est souvent un mandat de régularisation.

Le problème de la version d'Astre

Berger-Levrault fait évoluer régulièrement Astre GF. Les champs disponibles à l'export, leur intitulé et leur format peuvent varier d'une version à l'autre. Un export produit sur Astre GF version N peut avoir une structure différente de celui produit sur la version N-1.

Si vous travaillez avec des données sur plusieurs exercices couvrant une mise à jour d'Astre, vérifiez que les colonnes de vos exports successifs correspondent bien aux mêmes champs avant de les consolider.

Le coût réel du traitement manuel

Un acheteur public qui fait sa cartographie manuellement à partir d'un export Astre passe en général par les étapes suivantes : export des mandats (10 minutes), nettoyage des noms de tiers (30 à 60 minutes selon la qualité de la base), application de la table de correspondance plan de comptes / nomenclature achats (45 minutes à 2 heures selon la granularité), construction des agrégats et des tableaux croisés (1 à 2 heures), mise en forme du rapport (1 heure).

Total : entre 3h30 et 6 heures pour une commune de taille moyenne sur un exercice. Multipliez par le nombre d'exercices analysés, et par le coût salarial chargé. On retrouve les 11 000 à 14 000 euros annuels évoqués dans l'article sur la cartographie des achats publics.

Et ce calcul ne tient pas compte du fait que la cartographie produite est déjà partiellement obsolète le lendemain de sa production.

L'alternative : la connexion directe entre Astre et votre outil de pilotage

La connexion native entre un logiciel de pilotage des achats et Astre GF élimine la plupart des étapes décrites ci-dessus. Les mandats remontent automatiquement, la table de correspondance est appliquée en temps réel, et le cumul par famille d'achat est mis à jour sans intervention manuelle.

Ce n'est pas une question de confort. C'est une question de fraîcheur des données. Un export mensuel reste un export mensuel, avec les angles morts que cela implique. Une connexion en continu, c'est une cartographie qui reflète l'état réel des engagements à tout moment.

La mise en place de cette connexion nécessite un paramétrage initial entre votre logiciel de pilotage et votre version d'Astre GF. Ce paramétrage est fait une fois et n'a pas besoin d'être répété à chaque exercice.

Voir comment Stratt se connecte à Astre GF et élimine le besoin d'export manuel. Demander une démonstration sur vos propres données.

Voir aussi : cartographie des achats publics, nomenclature achats publics, remplacer Excel pour les achats publics. Documentation Astre GF : berger-levrault.com.