Nomenclature achats publics sur Excel : jusqu'où ça tient, et quand ça lâche

Excel est l'outil de prédilection de l'acheteur public pour gérer sa nomenclature. Un onglet avec la liste des segments, un autre avec les mandats, une RECHERCHEV pour faire le lien entre les deux, et le tour est joué. C'est simple, tout le monde connaît l'outil, et ça ne coûte rien.

Jusqu'à un certain point, ça marche. Mais ce point est atteint plus vite qu'on ne le croit, et les signes avant-coureurs sont souvent ignorés jusqu'à ce qu'une erreur coûteuse se produise.

Voici ce qu'Excel fait bien, ce qu'il ne peut pas faire, et ce qui existe comme alternative concrète.

Ce qu'Excel fait bien sur la nomenclature

Soyons honnêtes. Pour une petite commune avec moins de 200 mandats par an et une vingtaine de segments d'achat, Excel est tout à fait adapté. Il permet de :

Tenir à jour la liste des segments avec leur définition. Un onglet "Nomenclature" avec le code, l'intitulé et quelques exemples d'achats par segment : c'est simple, lisible, partageable par email.

Affecter manuellement chaque mandat à un segment. Sur de petits volumes, la saisie manuelle d'une colonne "Famille d'achat" dans le fichier de mandats prend quelques minutes par semaine.

Produire des agrégats par segment. Un tableau croisé dynamique sur la colonne "Famille d'achat" donne immédiatement le cumul par segment. C'est suffisant pour une cartographie annuelle basique.

Si vous êtes dans cette situation et que ça fonctionne, ne changez pas pour changer. Mais sachez reconnaître les signaux qui indiquent qu'Excel commence à être un frein.

Les signaux qui indiquent qu'Excel ne suffit plus

Vos agents n'utilisent pas la même nomenclature

C'est le symptôme le plus fréquent. L'acheteur a sa liste de segments dans son fichier Excel. Les agents des directions passent leurs commandes dans Astre avec des libellés libres. Personne ne fait le lien entre les deux en temps réel. Résultat : la nomenclature Excel ne reflète pas ce qui est réellement saisi dans le logiciel financier.

La cartographie produite en fin d'exercice est correcte sur le papier, mais elle repose sur un retraitement manuel que l'acheteur fait seul, après coup, sans que les agents en soient informés. Si l'acheteur s'absente ou change de poste, la nomenclature disparaît avec lui.

Votre fichier a plusieurs versions qui coexistent

Le fichier Excel de nomenclature a été envoyé par email à trois collègues. Chacun l'a modifié de son côté. Il existe maintenant trois versions avec des segments légèrement différents. Quand vous faites votre cartographie, vous ne savez plus quelle version fait foi.

Ce problème de versionnage est inhérent à Excel. Il n'y a pas de solution technique dans l'outil lui-même, seulement des conventions organisationnelles qui tiennent tant que tout le monde les respecte.

La RECHERCHEV ne trouve pas les bons segments

Votre formule de correspondance entre les mandats Astre et votre nomenclature repose sur le libellé exact du fournisseur ou sur le code article budgétaire. Mais les libellés dans Astre ne sont pas cohérents d'un mandat à l'autre (voir l'article sur l'export Astre GF). Résultat : une partie des mandats ne trouve pas de correspondance et reste non classée.

Plus votre volume de mandats augmente, plus ce problème s'amplifie. Sur 800 mandats par an avec 15 % de non-correspondances, ce sont 120 mandats que vous devez classer manuellement avant de pouvoir produire une cartographie fiable.

Vous ne mettez à jour le fichier qu'une fois par an

Le fichier Excel de nomenclature n'est ouvert qu'au moment de la cartographie annuelle. Le reste du temps, il dort sur un serveur partagé. Personne ne le consulte, personne ne le met à jour. En cours d'exercice, les décisions d'achat se prennent sans référence à la nomenclature.

Ce n'est pas un problème de volonté. C'est un problème de friction : accéder au fichier, l'ouvrir, naviguer dedans, trouver l'information, refermer. C'est trop de clics pour un usage quotidien. Un outil consulté une fois par an n'est pas un outil de pilotage, c'est un outil de reporting.

À retenir : si votre nomenclature Excel n'est utilisée que pour produire la cartographie annuelle, elle ne joue pas son rôle de prévention du fractionnement. Pour détecter un dépassement de seuil avant qu'il ne se produise, la nomenclature doit être appliquée en temps réel, à chaque engagement.

Ce qu'Excel ne peut pas faire, quelles que soient les formules

Appliquer automatiquement la nomenclature aux mandats importés depuis Astre. Excel ne se connecte pas à Astre. Chaque import nécessite un export manuel, un nettoyage, et une application de la table de correspondance. C'est du temps, et c'est une source d'erreurs.

Alerter en temps réel quand un segment approche d'un seuil. Excel est passif. Il ne surveille rien. Vous devez aller chercher l'information, pas l'inverse. Sur un segment qui cumule des commandes tout au long de l'année, vous ne savez pas que vous approchez du seuil MAPA tant que vous n'avez pas ouvert le fichier et relancé les calculs.

Gérer plusieurs utilisateurs sans risque de conflit. Deux agents qui travaillent simultanément sur le même fichier Excel partagé créent des conflits de version. L'un écrase les modifications de l'autre. Sur une nomenclature partagée entre plusieurs directions, c'est une source de corruption des données difficile à détecter.

Tracer qui a modifié quoi et quand. Excel ne journalise pas les modifications de façon exploitable. Si un segment est mal classé ou si un mandat a disparu, il est très difficile de comprendre ce qui s'est passé et qui a fait la modification.

Ce qui existe comme alternative concrète

La feuille Google Sheets partagée

C'est le premier niveau d'amélioration. Google Sheets résout le problème du versionnage et du multi-utilisateurs : tout le monde travaille sur la même version en temps réel, les modifications sont tracées, et le fichier est accessible depuis n'importe quel poste sans avoir à l'envoyer par email.

Ce que ça ne résout pas : la connexion à Astre, les alertes automatiques, et l'application en temps réel de la nomenclature aux mandats. C'est un meilleur Excel, pas un outil de pilotage.

Un outil de pilotage des achats connecté à votre logiciel financier

C'est le saut qualitatif. Un logiciel dédié comme Stratt intègre la nomenclature directement dans l'outil de pilotage. La nomenclature est configurée une fois, elle s'applique automatiquement à chaque mandat importé depuis Astre, et elle sert de base aux alertes de seuil en temps réel.

Concrètement, ce que ça change au quotidien :

La nomenclature est accessible à tous les agents depuis l'interface, sans avoir à ouvrir un fichier. L'IA Stratt peut suggérer le bon segment pour un achat donné quand un agent ne sait pas où le classer.

Les mandats importés depuis Astre sont automatiquement ventilés selon la nomenclature, sans ressaisie. Les libellés non reconnus sont signalés pour être traités manuellement, ce qui réduit les non-correspondances à quelques cas atypiques.

Le cumul par segment est mis à jour à chaque import. Une alerte se déclenche quand un segment approche d'un seuil défini. Pas besoin d'ouvrir un fichier et de relancer les calculs : l'information est disponible en permanence dans le tableau de bord.

Faut-il tout migrer d'un coup ?

Non. La transition peut se faire progressivement, sans rupture.

La première étape est de stabiliser votre nomenclature Excel : la nettoyer, la documenter, la partager correctement. C'est utile même si vous n'adoptez pas d'outil dédié tout de suite.

La deuxième étape est de tester un outil de pilotage sur un exercice en parallèle d'Excel, pour valider que la nomenclature configurée dans l'outil produit les mêmes résultats que votre fichier. Une fois la confiance établie, Excel devient redondant.

La troisième étape est d'abandonner Excel pour les fonctions que l'outil couvre mieux : le suivi des cumuls, les alertes de seuil, la cartographie en temps réel. Excel peut rester utile pour certaines analyses ponctuelles ou pour la mise en forme de présentations.

Voir comment configurer votre nomenclature dans Stratt et la connecter à votre Astre GF. Demander une démonstration sur vos propres données.

Voir aussi : créer une nomenclature achats publics, nomenclature achats publics : pourquoi la vôtre est insuffisante, remplacer Excel pour les achats publics, export Astre GF.