Mutualisation des achats publics : pourquoi et comment acheter ensemble

Une commune de 8 000 habitants qui renouvelle son marché de fournitures de bureau lance une consultation, reçoit deux réponses, négocie dans un cadre contraint et obtient des prix raisonnables. La commune voisine fait la même chose six mois plus tard, avec le même résultat. Puis la suivante.

Trois procédures, trois fois la même charge de travail, trois fois les mêmes résultats modestes. Et si elles avaient mis leurs besoins en commun, elles auraient représenté un volume trois fois plus important, avec une position de négociation bien différente et une seule procédure à gérer.

C'est le principe de la mutualisation des achats publics. Il n'est pas nouveau, mais il reste sous-utilisé dans les collectivités de taille moyenne, souvent par manque de connaissance des mécanismes disponibles ou par crainte de perdre le contrôle de ses achats.

Les trois grandes formes de mutualisation

Le groupement de commandes

C'est la forme la plus directe de mutualisation entre collectivités. Plusieurs acheteurs publics s'associent pour passer un marché commun. L'un d'eux est désigné coordonnateur : il pilote la procédure, signe le marché et émet les bons de commande pour le compte des autres membres.

Le groupement de commandes est encadré par l'article L2113-6 du Code de la commande publique. Il nécessite une convention constitutive qui définit les membres, le coordonnateur, les modalités de passation et les conditions financières.

Chaque membre reste responsable de ses propres engagements financiers. Le coordonnateur n'est pas garant des dettes des autres membres. C'est un point important à fixer clairement dans la convention.

À retenir : dans un groupement de commandes, la valeur totale du marché est la somme des besoins de tous les membres. C'est cette valeur globale qui détermine la procédure applicable, pas le besoin de chaque membre pris isolément. Un groupement de dix communes avec chacune 15 000 euros HT de besoins en fournitures représente un marché de 150 000 euros HT, ce qui peut déclencher une obligation de publicité au BOAMP.

La centrale d'achat

Une centrale d'achat est un acheteur public qui passe des marchés pour le compte d'autres acheteurs, ou négocie des accords-cadres auxquels d'autres acheteurs peuvent se rattacher.

Les collectivités peuvent adhérer à une centrale d'achat et utiliser ses marchés sans relancer de procédure elles-mêmes. Le recours à une centrale d'achat dispense de toute obligation de publicité et de mise en concurrence, sous réserve que la centrale ait elle-même respecté les règles lors de la passation.

L'UGAP (Union des Groupements d'Achats Publics) est la principale centrale d'achat publique en France. Elle couvre un large périmètre : informatique, mobilier, véhicules, fournitures, services. Ses marchés sont accessibles à toutes les collectivités territoriales sans adhésion préalable.

Les centrales d'achat locales se développent aussi au niveau des EPCI ou des départements. Certaines régions ont mis en place des plateformes mutualisées pour leurs communes membres.

Le recours à un pouvoir adjudicateur mandataire

Une collectivité peut mandater une autre collectivité ou un groupement pour passer un marché en son nom. C'est une forme de délégation de la commande publique, moins courante que le groupement de commandes mais utile quand une collectivité n'a pas les ressources pour piloter une procédure complexe.

Quand la mutualisation est vraiment utile

Sur les achats leviers à fort volume

La mutualisation est la plus efficace sur les familles d'achat où le volume est le principal levier de négociation. Carburants, fournitures scolaires, matériels de bureau, équipements informatiques standard : ce sont des marchés où un volume plus important donne un avantage prix mesurable.

Si votre analyse Kraljic place une famille d'achat dans le quadrant "achats leviers" (fort impact financier, faible risque fournisseur), c'est un candidat idéal pour la mutualisation.

Sur les procédures complexes que vous ne maîtrisez pas

Certaines procédures nécessitent une expertise que toutes les collectivités n'ont pas en interne. Un marché de prestations intellectuelles complexes (assistance à maîtrise d'ouvrage, études stratégiques) ou un marché informatique multi-lots nécessitent une ingénierie de la commande publique que peut se payer une grande collectivité mais pas une commune de 6 000 habitants.

Le recours à une centrale d'achat ou à un groupement piloté par une collectivité dotée d'une direction achats structurée permet d'accéder à des marchés de qualité sans en porter la charge de passation.

Sur les besoins ponctuels ou atypiques

Un besoin ponctuel, comme l'achat d'un équipement spécifique que vous ne renouvellerez pas avant dix ans, mérite rarement une procédure spécifique. Se rattacher à un marché existant d'une centrale d'achat ou d'un groupement est souvent la solution la plus efficiente.

Ce que la mutualisation change dans votre cartographie des achats

Rejoindre un groupement de commandes ou se rattacher à une centrale d'achat change la nature de votre engagement. Vous n'êtes plus acheteur, vous êtes bénéficiaire d'un marché passé par un tiers.

Cela a deux implications pour votre cartographie des achats.

La première : les dépenses passées via une centrale d'achat ou un groupement doivent quand même figurer dans votre cartographie interne. Ce sont vos dépenses, même si vous n'avez pas piloté la procédure. Les mandats correspondants sont dans Astre, rattachés aux mêmes familles d'achat que vos autres achats.

La deuxième : les montants passés via des mutualisations ne comptent pas dans vos cumuls de seuils individuels pour la détection du fractionnement illicite. La procédure a été respectée au niveau du groupement. Mais ils comptent dans votre analyse de dépendance fournisseur et dans votre classement ABC.

Les pièges à éviter

Se rattacher à un marché sans vérifier sa compatibilité avec votre besoin

Les marchés des centrales d'achat sont passés sur des spécifications standardisées. Si votre besoin est atypique (matériel spécifique, délais particuliers, conditions de livraison contraignantes), le marché standard peut ne pas convenir. Un rattachement à un marché inadapté génère des commandes qui ne satisfont pas le besoin réel, ce qui aboutit souvent à des achats complémentaires hors marché.

Vérifiez toujours que le cahier des charges du marché de la centrale correspond à votre besoin réel avant de vous rattacher.

Abandonner toute connaissance du marché fournisseur

Se reposer entièrement sur une centrale d'achat pour une famille d'achat importante, sans maintenir une veille sur le marché fournisseur, c'est perdre la capacité d'évaluer si les conditions obtenues sont bonnes. Si le marché de la centrale est renouvelé avec des conditions moins favorables, vous n'avez pas de point de comparaison.

Même pour les achats mutualisés, conservez une connaissance minimale des prix du marché sur vos familles d'achat significatives.

Sous-estimer la charge de coordination dans un groupement

Piloter un groupement de commandes demande du temps, même quand on en est coordinateur bénévole. La définition du besoin commun, la coordination des membres pendant la procédure, la gestion des éventuels litiges en cours d'exécution : tout cela mobilise des ressources.

Un groupement de deux ou trois communes bien alignées sur leur besoin est gérable. Un groupement de quinze communes avec des besoins hétérogènes peut devenir un projet en soi.

Comment identifier des partenaires pour un groupement

Le premier réflexe est de regarder du côté de votre EPCI ou de vos communes voisines. Les achats les plus propices à la mutualisation sont souvent identiques d'une commune à l'autre : fournitures de bureau, entretien des espaces verts, maintenance des bâtiments.

Une cartographie de vos achats par famille d'achat, croisée avec une discussion informelle avec deux ou trois acheteurs de communes voisines, suffit souvent à identifier deux ou trois familles d'achat mutualisables rapidement.

Les associations d'acheteurs publics (ADDEN, réseaux régionaux d'acheteurs publics) peuvent aussi faciliter les mises en relation entre collectivités cherchant à mutualiser sur des segments communs.

La mutualisation n'est pas une solution universelle. Elle est pertinente sur les achats standardisés à fort volume, moins adaptée aux prestations complexes ou très spécifiques à votre contexte local. L'essentiel est de l'intégrer comme une option dans votre stratégie achats, pas de la rejeter par principe ou de l'adopter aveuglément.

Stratt permet d'identifier les familles d'achat mutualisables en croisant votre cartographie avec les critères de la matrice Kraljic. Demander une démonstration.

Source : article L2113-6 du Code de la commande publique sur legifrance.gouv.fr. Centrale d'achat UGAP : ugap.fr. Voir aussi : cartographie achats publics, matrice Kraljic achat public, classement ABC fournisseurs.