Classement ABC fournisseurs : l'outil de priorisation que les collectivités sous-utilisent

Dans la plupart des collectivités, la relation fournisseur est gérée de façon uniforme. Chaque prestataire reçoit la même attention, le même niveau de suivi, les mêmes délais de traitement. Ce qui semble juste en apparence est en réalité une mauvaise allocation du temps de l'acheteur.

Parce que tous les fournisseurs ne se valent pas. Pas en termes de qualité, mais en termes d'enjeu financier. Dans une commune de 20 000 habitants, il n'est pas rare que 10 % des fournisseurs représentent 70 à 80 % du volume de dépenses total. Les 90 % restants se partagent le solde.

C'est exactement ce que mesure le classement ABC. Et une fois que vous savez qui sont vos fournisseurs A, B et C, vous savez aussi où concentrer votre énergie.

Le principe du classement ABC

Le classement ABC est une application directe du principe de Pareto (la règle des 80/20) à la relation fournisseur. Il classe l'ensemble de vos prestataires en trois catégories selon leur poids dans vos dépenses totales.

Catégorie A : les fournisseurs qui représentent environ 70 à 80 % de vos dépenses totales. Ils sont peu nombreux, souvent entre 5 et 15 % de votre panel. Ce sont vos fournisseurs stratégiques.

Catégorie B : les fournisseurs qui représentent 15 à 20 % des dépenses suivantes. Part plus large du panel, impact unitaire plus modéré. Ce sont vos fournisseurs à surveiller.

Catégorie C : les fournisseurs qui représentent les 5 à 10 % restants des dépenses. Ils sont souvent très nombreux, parfois 70 à 80 % du panel total. Ce sont vos fournisseurs courants.

À retenir : la catégorie A mérite une attention soutenue, un suivi régulier et une gestion proactive de la relation. La catégorie C mérite une procédure simple et standardisée. Traiter les deux de la même façon est une erreur de priorité.

Comment construire le classement en pratique

Etape 1 : extraire vos mandats par fournisseur

Partez de votre extraction Astre (ou de votre logiciel financier) sur un exercice complet, idéalement deux. Regroupez les mandats par fournisseur et calculez le montant total HT mandaté pour chacun sur la période.

L'étape préalable indispensable est l'homogénéisation des noms de fournisseurs. "SARL Martin Travaux", "Martin Travaux SARL" et "MARTIN TRAVAUX" sont le même prestataire. Si vous ne nettoyez pas cette donnée en amont, votre classement sera faussé.

Etape 2 : trier par montant décroissant et calculer les cumuls

Une fois vos fournisseurs triés du plus au moins dépensé, ajoutez deux colonnes : le pourcentage de chaque fournisseur dans le total des dépenses, et le cumul de ces pourcentages.

Le classement ABC se lit sur ce cumul. Les fournisseurs dont le cumul atteint 70 à 80 % sont en catégorie A. Ceux qui font passer le cumul de 80 % à 90-95 % sont en catégorie B. Les derniers sont en catégorie C.

Etape 3 : vérifier la cohérence avec votre connaissance terrain

Le classement chiffré ne remplace pas le jugement. Un fournisseur classé en catégorie B peut être en réalité critique si vous n'avez aucun substitut possible sur son segment. Croisez le classement ABC avec votre analyse Kraljic pour avoir une vision complète.

Un fournisseur avec un volume B mais un risque de substitution très élevé doit être traité comme un fournisseur A en termes de suivi.

Un exemple chiffré sur une commune fictive

Prenons une commune de 15 000 habitants avec 180 fournisseurs actifs sur l'exercice, pour un volume total d'achats de 2,4 millions d'euros HT.

Les 18 fournisseurs de catégorie A concentrent 75 % des dépenses. Ce sont eux qui méritent une revue trimestrielle, un suivi des échéances de marchés à 12 mois minimum, et une attention particulière à leur situation financière.

Les 126 fournisseurs de catégorie C représentent collectivement 120 000 euros de dépenses, soit moins de 700 euros en moyenne. Pour la plupart, un bon de commande simple suffit. Y consacrer autant de temps qu'aux fournisseurs A est une erreur de priorité.

Ce que le classement ABC révèle sur votre gestion

La concentration des risques

Quand vos fournisseurs A représentent plus de 80 % des dépenses et que plusieurs d'entre eux sont dans le même secteur d'activité, votre portefeuille fournisseurs est concentré. Une défaillance simultanée de deux ou trois fournisseurs A peut désorganiser le service public.

Ce n'est pas toujours évitable, surtout pour les marchés de travaux sur des communes de taille moyenne. Mais le nommer explicitement permet de le gérer : en constituant des marchés à bons de commande avec plusieurs titulaires, en maintenant des relations avec des prestataires alternatifs même sans volume régulier, ou en anticipant les renouvellements bien en avance.

Les fournisseurs hors marché

Le classement ABC fait souvent apparaître des fournisseurs récurrents qui ne sont rattachés à aucun marché en cours. Des prestataires payés régulièrement depuis deux ou trois ans, sans contrat formalisé, dont personne n'a vraiment questionné le statut.

Ce sont des situations à régulariser en priorité. Soit le volume cumulé reste sous le seuil de dispense et la situation est légalement correcte. Soit il dépasse le seuil et il faut lancer une procédure adaptée avant que le contrôle de légalité ou la chambre régionale des comptes ne le soulève.

Les doublons et les rationalisations possibles

Deux fournisseurs différents en catégorie B qui font exactement la même chose sur deux segments que vous avez séparés dans votre nomenclature. Un appel d'offres groupé pourrait vous permettre d'obtenir de meilleures conditions tout en simplifiant la gestion.

Le classement ABC, croisé avec votre cartographie par famille d'achat, révèle ces opportunités de rationalisation que l'on ne voit pas quand on regarde les mandats un par un.

Ce que vous faites différemment selon la catégorie

Pour vos fournisseurs A

Revue trimestrielle de la relation : volumes, qualité de service, respect des délais. Suivi de leur situation financière (Infogreffe, presse spécialisée). Anticipation du renouvellement de marché à 12 mois minimum. Identification d'au moins un substitut potentiel sur chaque segment critique.

Ce suivi demande du temps. C'est précisément pour ça que vous avez intérêt à ne pas traiter vos 126 fournisseurs C avec le même niveau d'attention.

Pour vos fournisseurs B

Revue semestrielle. Vérification que le marché en cours est toujours adapté aux volumes réels. Alerte à six mois avant l'échéance du contrat.

Pour vos fournisseurs C

Procédure standardisée. Bon de commande, validation rapide, paiement dans les délais. Pas de revue individuelle, mais une vérification globale annuelle que les cumuls restent bien sous les seuils de procédure.

Point clé : le classement ABC ne sert pas à négliger les fournisseurs C. Il sert à calibrer le niveau d'attention et les processus de gestion de façon proportionnée à l'enjeu. Un fournisseur C qui dépasse le seuil de procédure sans que personne ne l'ait vu est une erreur que le classement ABC permet d'éviter.

Renouveler le classement chaque année

Le classement ABC n'est pas un document figé. Les volumes évoluent, des fournisseurs entrent et sortent du panel, des marchés arrivent à échéance et sont remis en concurrence avec de nouveaux attributaires.

Un classement produit en début d'exercice sur les données de l'exercice précédent, et mis à jour en milieu d'année si des changements significatifs ont eu lieu, est suffisant pour la grande majorité des collectivités.

L'idéal est que ce classement soit généré automatiquement par votre outil de pilotage, à partir des mandats importés depuis Astre, sans que vous ayez à reconstruire le tableau à la main chaque année.

Voir comment Stratt génère le classement ABC depuis vos données Astre et le croise avec votre cartographie par famille d'achat. Demander une démonstration.

Voir aussi : cartographie des achats publics, matrice Kraljic en achat public, pilotage achats collectivité. Source : Code de la commande publique sur legifrance.gouv.fr.