Comment faire une cartographie des achats publics quand on part de zéro
On vous a demandé de faire une cartographie des achats. Peut-être votre DGS, peut-être la chambre régionale des comptes lors d'un contrôle, peut-être simplement parce que vous savez que c'est une bonne pratique que vous n'avez jamais vraiment formalisée.
Vous avez des données dans Astre. Vous avez Excel. Et vous ne savez pas trop par où commencer.
Ce guide est fait pour vous. Pas de théorie, pas de jargon inutile. Juste les étapes dans l'ordre, avec ce qui marche et ce qui coince à chaque étape.
Ce que vous allez produire à la fin
Avant de commencer, soyez clair sur ce que la cartographie doit vous donner. Un document de 40 pages que personne ne lit n'est pas un objectif. Ce que vous voulez, c'est répondre à trois questions concrètes.
Où part l'argent ? Quelles sont vos dix premières familles d'achat en montant, et qui sont vos dix premiers fournisseurs ?
Où sont les risques ? Y a-t-il des familles d'achat où le cumul des commandes approche ou dépasse un seuil de procédure ? Des marchés arrivant à échéance dans les six prochains mois ?
Où sont les opportunités ? Des achats mutualisables, des segments avec un seul fournisseur depuis trop longtemps, des familles d'achat mal suivies parce que dispersées entre plusieurs directions ?
Si votre cartographie répond à ces trois questions, elle est utile. Si elle n'y répond pas, elle n'est qu'un exercice de style.
Etape 1 : rassembler vos données
Extraire vos mandats depuis Astre
Ouvrez Astre GF, allez dans le module Dépenses et lancez un export des mandats sur l'exercice complet. Si vous pouvez, exportez sur deux exercices pour avoir une vision comparative.
Les champs indispensables à inclure dans l'export : numéro de mandat, date d'émission, montant HT, montant TTC, libellé du tiers (fournisseur), numéro de tiers, libellé du mandat, chapitre budgétaire, article budgétaire. Le détail de cette extraction est décrit dans l'article sur l'export Astre GF.
Sauvegardez le fichier brut sans le modifier. Vous travaillerez sur une copie.
Ce que vous avez maintenant
Un fichier avec potentiellement plusieurs centaines ou milliers de lignes, une colonne fournisseur avec des noms saisis de façon non uniforme, et des imputations comptables qui ne correspondent pas directement à des familles d'achat.
C'est normal. C'est le point de départ de tout le monde.
Etape 2 : nettoyer les données fournisseurs
C'est l'étape la plus fastidieuse, mais elle conditionne la fiabilité de tout le reste.
Homogénéiser les noms de fournisseurs
Triez votre colonne fournisseur par ordre alphabétique. Vous verrez immédiatement les doublons : "SARL Dupont", "Dupont SARL", "DUPONT TP". Ce sont probablement le même prestataire. Corrigez-les pour qu'ils aient le même libellé.
Si votre export contient le numéro SIRET des fournisseurs, utilisez-le comme clé de référence : deux lignes avec le même SIRET mais des noms différents sont le même fournisseur, quel que soit le libellé.
Eliminer les lignes non pertinentes
Votre export contient probablement des mandats d'ordre, des régularisations comptables et des corrections d'imputation qui ne correspondent pas à des achats réels. Repérez-les : ils ont souvent un montant négatif, un fournisseur absent ou un libellé générique comme "régularisation" ou "OD".
Déplacez ces lignes dans un onglet séparé. Ne les supprimez pas, vous pourriez en avoir besoin pour justifier des écarts.
Etape 3 : créer votre nomenclature si elle n'existe pas
Si vous n'avez pas encore de nomenclature interne, c'est le moment de la construire. L'article sur la nomenclature des achats publics détaille la méthode complète.
Pour une première cartographie, une nomenclature simple à deux niveaux suffit. Commencez par identifier vos grandes catégories (Travaux, Fournitures, Services, Prestations intellectuelles) puis découpez chacune en segments d'achat homogènes.
En pratique, regardez vos 50 premiers fournisseurs en montant. Regroupez-les par type d'activité. Les regroupements naturels qui émergent sont vos segments d'achat.
À retenir : ne cherchez pas la nomenclature parfaite pour votre première cartographie. Une nomenclature imparfaite utilisée est cent fois plus utile qu'une nomenclature parfaite jamais terminée. Vous l'affinerez les années suivantes.
Etape 4 : affecter chaque mandat à une famille d'achat
C'est l'étape centrale. Pour chaque ligne de votre export, vous devez indiquer à quelle famille d'achat de votre nomenclature elle appartient.
La méthode par table de correspondance
Créez un onglet "Correspondances" dans votre fichier Excel. Pour chaque article budgétaire de votre plan de comptes, indiquez la famille d'achat correspondante dans votre nomenclature.
Exemple :
- Article 6061 (Fournitures non stockables) > Fournitures de bureau
- Article 6156 (Maintenance) > Maintenance des bâtiments
- Article 6226 (Honoraires) > Prestations intellectuelles
Avec une formule RECHERCHEV ou INDEX/EQUIV, vous pouvez ensuite automatiser l'affectation de chaque mandat à sa famille d'achat en une seule opération.
Cette table de correspondance est l'actif le plus précieux de votre cartographie. Conservez-la et réutilisez-la chaque année.
Quand la correspondance comptable ne suffit pas
Certains articles budgétaires regroupent des achats très hétérogènes. Le 611 (Contrats de prestations de service) peut couvrir aussi bien de la maintenance informatique que du nettoyage de locaux ou de la formation.
Pour ces articles, vous devrez compléter l'affectation automatique par une analyse manuelle des libellés de mandats. Parcourez les libellés les plus fréquents et affectez-les manuellement à la bonne famille d'achat. Ce n'est pas nécessaire pour chaque ligne, mais pour les libellés types qui reviennent souvent.
Etape 5 : construire les agrégats
Une fois chaque mandat affecté à une famille d'achat, vous pouvez calculer les totaux. Un tableau croisé dynamique dans Excel est l'outil le plus rapide.
Construisez trois tableaux.
Par famille d'achat : montant total HT sur l'exercice, nombre de mandats, nombre de fournisseurs distincts. Ce tableau donne la répartition de vos dépenses.
Par fournisseur : montant total HT sur l'exercice, famille d'achat principale, nombre de mandats. Ce tableau permet le classement ABC de vos fournisseurs.
Par fournisseur et par famille d'achat : c'est le croisement le plus utile pour détecter le fractionnement illicite. Un fournisseur avec un cumul important sur une famille d'achat mérite vérification.
Etape 6 : identifier les points de vigilance
Votre cartographie doit déboucher sur une liste de situations à surveiller ou à corriger. Voici les quatre questions à poser sur vos agrégats.
Dépassement de seuil ? Pour chaque famille d'achat, le cumul annuel dépasse-t-il le seuil MAPA (60 000 euros HT pour les fournitures et services, 100 000 euros HT pour les travaux depuis 2026) ? Si oui, une procédure adaptée s'impose pour les achats futurs sur ce segment.
Fournisseur unique sur un segment significatif ? Un fournisseur qui représente plus de 80 % des dépenses sur une famille d'achat importante mérite une analyse : est-ce le résultat d'un marché en cours, ou d'une dépendance non encadrée ?
Marchés arrivant à échéance ? Croisez votre cartographie avec votre liste de marchés en cours. Lesquels arrivent à terme dans les six prochains mois et nécessitent un renouvellement ?
Dépenses sans marché apparent ? Des fournisseurs récurrents sur plusieurs exercices pour des montants significatifs, sans marché formalisé visible dans votre suivi : situation à régulariser en priorité.
Etape 7 : présenter les résultats
Une cartographie des achats ne doit pas ressembler à un rapport comptable. Elle doit être lisible par quelqu'un qui ne passe pas ses journées dans Excel.
Trois slides suffisent pour une présentation en comité de direction.
La première montre la répartition des dépenses par catégorie, en euros et en pourcentage du budget achats total. Un graphique en secteurs ou en barres horizontales fait très bien l'affaire.
La deuxième présente le top 10 des fournisseurs, avec leur montant et leur famille d'achat principale. C'est souvent la diapositive qui génère le plus de discussion.
La troisième liste les points de vigilance identifiés, avec pour chacun l'action recommandée et le délai suggéré.
Le reste, gardez-le dans votre fichier de travail. Il servira quand quelqu'un posera des questions précises.
Ce qu'il faut retenir sur la fréquence
Une cartographie annuelle est le minimum. Elle vous donne une vision rétrospective utile, mais elle ne vous protège pas en cours d'exercice.
Si vous faites la cartographie en janvier sur les données de l'année précédente, vous avez onze mois devant vous sans visibilité sur l'évolution des cumuls. C'est onze mois pendant lesquels un dépassement de seuil peut se constituer sans que vous le voyiez venir.
La mise à jour trimestrielle est un bon compromis pour les collectivités qui travaillent encore avec Excel. Elle demande environ deux heures par trimestre une fois que la table de correspondance est en place, et elle réduit significativement le risque de mauvaise surprise en fin d'exercice.
La mise à jour en temps réel, à partir d'un outil connecté à votre logiciel financier, est la seule façon de piloter vraiment. Stratt connecte vos données Astre et tient votre cartographie à jour en permanence, sans ressaisie. Pour les collectivités qui veulent passer de la photo annuelle au pilotage continu, une démonstration prend 30 minutes.
Voir aussi : cartographie des achats publics : méthode complète, nomenclature achats publics, export Astre GF, classement ABC fournisseurs. Source réglementaire : legifrance.gouv.fr.