Logiciel achat public gratuit : ce qui existe, ce que ça fait vraiment, et ce que ça ne fait pas

C'est souvent la première question que se pose un acheteur public qui veut s'outiller : est-ce qu'il existe quelque chose de gratuit avant d'investir dans une solution payante ?

La réponse honnête est : oui, des options gratuites existent. Mais elles couvrent des besoins très précis, et aucune ne remplace un outil de pilotage des achats complet. Selon ce que vous cherchez à faire, le gratuit peut suffire ou vous laisser exactement avec les mêmes problèmes qu'avant.

Voici un tour d'horizon sans langue de bois de ce qui existe, ce que chaque option fait réellement, et à quel moment un outil payant devient plus rentable qu'une solution gratuite.

Ce que vous pouvez faire gratuitement

Excel et Google Sheets

Ce sont les outils les plus utilisés pour gérer les achats publics sans budget dédié. Gratuits (ou inclus dans des licences déjà payées), accessibles, flexibles. Tout le monde sait les utiliser.

Ce qu'ils permettent concrètement : tenir une nomenclature, affecter des mandats à des familles d'achat, calculer des cumuls par fournisseur, produire une cartographie annuelle.

Ce qu'ils ne permettent pas : se connecter à Astre automatiquement, alerter en temps réel quand un seuil approche, détecter un fractionnement en cours d'exercice, suivre les échéances de marchés sans mise à jour manuelle.

L'article sur la nomenclature achats publics et Excel détaille précisément ce que ces outils font bien et où ils atteignent leurs limites. Si vous n'avez pas encore lu cet article et que vous travaillez encore sur Excel, c'est le bon point de départ.

Google Sheets apporte un avantage sur Excel : le multi-utilisateurs en temps réel et la traçabilité des modifications. C'est un meilleur Excel pour un usage collaboratif. Mais ce n'est pas un outil de pilotage des achats.

Les outils de publication et de dépôt d'offres

Des plateformes comme Marché Online, AWS Achat ou Place sont des profils d'acheteur qui permettent de publier des avis de marché, de recevoir des offres dématérialisées et de gérer les échanges avec les candidats. Certaines proposent des fonctionnalités de base gratuitement pour les collectivités.

Ce qu'elles font : gérer la procédure de passation d'un marché, de la publication à l'attribution. Ce qu'elles ne font pas : analyser vos dépenses, suivre vos seuils, détecter un fractionnement, piloter vos achats au quotidien. Ce sont des outils de procédure, pas des outils de pilotage.

Les données DECP sur data.gouv.fr

Les données essentielles de la commande publique sont accessibles gratuitement sur data.gouv.fr. Elles permettent de faire du benchmark sur les prix pratiqués par d'autres collectivités, d'identifier des prestataires potentiels sur un segment, ou de vérifier que vos propres publications sont bien enregistrées.

C'est une source d'information utile, pas un outil de pilotage. L'article sur les DECP data.gouv.fr explique comment les exploiter concrètement.

Les outils de l'UGAP et des centrales d'achat

En adhérant à l'UGAP ou à une centrale d'achat locale, vous accédez à des marchés déjà passés sans avoir à lancer vos propres procédures. L'accès est gratuit pour les collectivités. Cela réduit la charge de travail sur les familles d'achat couvertes par la centrale, mais ne vous donne pas de visibilité sur l'ensemble de vos dépenses.

Ce que le gratuit ne peut structurellement pas faire

Quelle que soit la combinaison d'outils gratuits que vous assemblez, il y a des fonctionnalités que vous n'obtiendrez pas sans un outil dédié.

La connexion native à Astre. Aucun outil gratuit ne se connecte à votre logiciel financier pour récupérer vos mandats automatiquement. Vous serez toujours en train d'exporter, nettoyer, importer. Ce temps de travail a un coût, même s'il est invisible dans votre budget.

Les alertes automatiques de seuil. Un outil gratuit ne surveille pas vos cumuls par famille d'achat. Il vous donne des données quand vous les demandez. Un outil de pilotage vous alerte quand vous en avez besoin, sans que vous ayez à aller chercher l'information.

La détection du fractionnement en temps réel. C'est la fonctionnalité la plus différenciante d'un outil dédié. Elle nécessite de croiser vos engagements en cours avec votre nomenclature et vos seuils, en permanence. Aucun assemblage d'outils gratuits ne peut faire ça de façon fiable.

Le suivi des échéances de marchés. Un tableur peut lister vos marchés avec leurs dates de fin. Mais il ne vous alertera pas automatiquement six mois avant l'échéance. Vous devrez aller vérifier régulièrement, et si vous oubliez, le marché expire sans que vous l'ayez anticipé.

À retenir : le gratuit couvre le reporting rétrospectif. Il ne couvre pas le pilotage préventif. Si votre objectif est de savoir où vous en étiez l'an dernier, le gratuit peut suffire. Si votre objectif est d'éviter de dépasser un seuil ou de rater une échéance cette année, il ne suffira pas.

Le calcul du coût réel du gratuit

C'est la partie que beaucoup d'acheteurs ne font pas, parce que le coût du gratuit est invisible. Il se mesure en temps de travail.

Prenons une commune de 15 000 habitants avec un acheteur public à temps partiel sur les achats.

Export Astre mensuel, nettoyage et import dans Excel : 2 heures par mois, soit 24 heures par an.

Mise à jour manuelle du suivi des seuils et vérification des cumuls : 1 heure par semaine, soit 50 heures par an.

Production de la cartographie annuelle : 2 jours, soit 16 heures.

Gestion des alertes d'échéance de marchés manuellement : 30 minutes par semaine, soit 26 heures par an.

Total : environ 116 heures par an consacrées à des tâches que l'outil pourrait automatiser. A 35 euros de coût horaire chargé, c'est 4 060 euros par an de temps de travail mobilisé sur de la gestion de données plutôt que sur l'analyse et la décision.

Sans compter le coût des erreurs non détectées : un dépassement de seuil non vu, un marché expiré sans renouvellement, des intérêts moratoires sur des retards de paiement non suivis.

Stratt Ouverture est à 1 990 euros HT par an. Sur ce calcul, le retour sur investissement est positif dès la première année, sans compter le risque juridique évité.

À quel moment passer à un outil payant

La question n'est pas "est-ce que je peux me permettre un outil payant" mais "est-ce que le coût du gratuit est inférieur au prix de l'outil".

Voici les situations où le passage à un outil dédié devient clairement rentable.

Vous gérez plus de 300 mandats par an. En dessous, la gestion manuelle reste gérable. Au-delà, le volume rend les erreurs de classement et les oublis inévitables.

Vous avez eu au moins une fois un dépassement de seuil non anticipé ou un marché expiré sans renouvellement prévu. Ce sont des signaux que votre organisation actuelle ne suffit pas.

Votre acheteur passe plus d'une journée par mois sur de la gestion de données plutôt que sur l'analyse et la stratégie achats. C'est du temps mal utilisé.

Votre DGS ou vos élus vous demandent des tableaux de bord à jour et vous ne pouvez pas les produire sans deux jours de travail préalable.

Si vous cochez au moins deux de ces quatre cases, un outil dédié est probablement plus rentable que votre organisation actuelle, même en comptant son coût annuel.

Voir ce que Stratt fait concrètement et consulter les tarifs. Demander une démonstration sur vos propres données Astre pour voir si le retour sur investissement est positif dans votre contexte.

Voir aussi : logiciel achat public : comment choisir en 2026, remplacer Excel pour les achats publics, pilotage achats collectivité, DECP data.gouv.fr.