ACTES et marchés publics : ce que vous devez transmettre au contrôle de légalité

ACTES, c'est l'application de contrôle de légalité dématérialisée. C'est par là que les collectivités transmettent leurs actes à la préfecture depuis 2005. Pour les marchés publics, c'est aussi l'une des sources de friction les plus fréquentes entre les services achats et les services juridiques : que faut-il transmettre, quand, et dans quel format ?

La question est moins simple qu'il n'y paraît. Les obligations varient selon le type de marché, son montant et la nature de l'acheteur. Et les erreurs de transmission, même involontaires, peuvent avoir des conséquences sur la validité du marché.

Voici ce que vous devez savoir pour gérer vos transmissions ACTES sans stress.

Le contrôle de légalité : rappel du cadre

Le contrôle de légalité est exercé par le préfet sur les actes des collectivités territoriales. Il ne s'agit pas d'un contrôle d'opportunité : le préfet ne juge pas si le marché est une bonne décision. Il vérifie que la procédure respecte les règles de droit.

Pour les marchés publics, ce contrôle porte principalement sur le respect des procédures de publicité et de mise en concurrence, la légalité des critères de sélection des offres, le respect des seuils, et la régularité des pièces contractuelles.

À retenir : le préfet dispose d'un délai de deux mois à compter de la réception de l'acte pour le déférer au tribunal administratif. Passé ce délai sans déféré, l'acte est réputé légal. La transmission déclenche donc le compteur de ce délai.

Quels marchés sont soumis à transmission obligatoire

Tous les marchés publics ne sont pas soumis à transmission obligatoire au contrôle de légalité. Les règles dépendent du type de collectivité et du montant du marché.

Pour les communes et leurs groupements

Sont obligatoirement transmis les marchés et accords-cadres d'un montant supérieur ou égal à 40 000 euros HT, ainsi que leurs avenants quand ils modifient l'objet du marché ou en augmentent le montant de plus de 5 %.

En dessous de 40 000 euros HT, la transmission n'est pas obligatoire. Elle reste possible à titre facultatif si la collectivité souhaite sécuriser un marché sensible, mais elle n'est pas exigée.

Pour les départements, régions et leurs établissements

Le seuil de transmission obligatoire est identique : 40 000 euros HT. Les règles sur les avenants sont les mêmes.

Ce qui est transmis en plus du marché lui-même

La transmission du seul acte d'engagement ne suffit pas. Le dossier de transmission doit inclure les pièces qui permettent au préfet de vérifier la régularité de la procédure.

Pour un marché passé en procédure adaptée, les pièces à transmettre sont au minimum : la délibération autorisant la signature si elle est requise, l'acte d'engagement signé, et le rapport de présentation du marché.

Pour une procédure formalisée (appel d'offres), le dossier est plus complet : avis d'appel public à la concurrence, règlement de consultation, rapport d'analyse des offres, procès-verbal de la commission d'appel d'offres, et acte d'engagement.

Le délai de transmission

Le Code général des collectivités territoriales (CGCT) fixe une obligation de transmission "dans les meilleurs délais" après la signature du marché. En pratique, la jurisprudence et les circulaires préfectorales retiennent généralement un délai de 15 jours à compter de la signature comme référence raisonnable.

Ce délai n'est pas sanctionné directement, mais un retard de transmission peut poser problème si le marché commence à s'exécuter avant que le préfet ait pu exercer son contrôle. Dans ce cas, la collectivité s'expose à une situation où le marché est en cours d'exécution et le préfet le défère ensuite au tribunal administratif.

La bonne pratique : transmettre dès la signature, avant tout commencement d'exécution sur les marchés sensibles.

Comment fonctionne ACTES concrètement

ACTES est une application web accessible depuis le portail de la préfecture. La transmission se fait par dépôt dématérialisé des pièces du dossier, qui sont ensuite reçues directement par les services du contrôle de légalité.

Chaque transmission génère un accusé de réception électronique qui fait foi pour le décompte du délai de deux mois. C'est cet accusé de réception que vous devez conserver précieusement dans votre dossier de marché.

Les erreurs de transmission les plus fréquentes

Transmettre l'acte d'engagement sans les pièces annexes. C'est l'erreur la plus courante. Le préfet ne peut pas exercer son contrôle sans les pièces qui permettent de vérifier la régularité de la procédure. Une transmission incomplète sera rejetée ou donnera lieu à une demande de pièces complémentaires, ce qui rallonge le délai de contrôle.

Transmettre une version non signée. La transmission doit porter sur l'acte tel qu'il a été signé, avec les signatures originales numérisées ou la signature électronique qualifiée. Un projet de marché non signé n'a aucune valeur pour le contrôle de légalité.

Ne pas transmettre les avenants. Beaucoup de collectivités transmettent le marché initial et oublient les avenants, même quand ils dépassent le seuil des 5 %. C'est une obligation distincte, avec son propre délai de transmission.

Utiliser le mauvais type d'acte dans ACTES. L'application propose différentes catégories d'actes. Un marché transmis dans la catégorie "délibérations diverses" au lieu de "marchés publics" ne sera pas traité par le bon service préfectoral, ce qui retarde le contrôle et peut créer des complications.

Ce que le contrôle de légalité vérifie en pratique

Le contrôle de légalité n'est pas systématiquement approfondi pour tous les marchés. Les préfectures disposent de ressources limitées et concentrent leur attention sur les marchés les plus importants ou les plus sensibles.

En pratique, les services de contrôle de légalité regardent en priorité les marchés de gros montants, ceux passés avec des entreprises liées à des élus locaux (risque de favoritisme), les marchés dans des secteurs sensibles (informatique, communication, conseil), et les situations signalées par des tiers (candidats évincés, associations de contribuables, journalistes).

Pour les marchés MAPA courants en dessous de 100 000 euros HT, le contrôle est souvent formel : vérification que les pièces obligatoires sont présentes, que le montant est cohérent avec la procédure choisie, et que la délibération d'autorisation de signature existe quand elle est requise.

Le lien avec votre pilotage des achats

Le suivi des transmissions ACTES est souvent géré séparément du pilotage des achats, par le service juridique ou le secrétariat général. C'est une source de désynchronisation fréquente.

Un marché signé, transmis à ACTES, mais dont l'échéance n'est pas suivie dans l'outil de pilotage des achats, c'est un marché qui peut arriver à terme sans que personne ne l'ait planifié. Le lien entre la transmission au contrôle de légalité et le calendrier de renouvellement doit être explicite dans votre organisation.

La même logique s'applique aux avenants : si votre outil de pilotage ne suit pas les avenants signés et leur impact sur le montant et la durée du marché, vous risquez de dépasser les seuils de transmission sans vous en rendre compte.

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Base légale : articles L2131-1 et suivants du Code général des collectivités territoriales, sur legifrance.gouv.fr. Documentation ACTES disponible sur interieur.gouv.fr. Voir aussi : seuils marchés publics 2026, fractionnement illicite.